Staff para eventos: como contratar sua equipe
Qualquer que seja a configuração do seu evento, é chave que você preocupe-se com habilidades complementares de cada um ao contratar sua equipe para levar o evento pra frente. Durante seu planejamento inicial você tem que identificar quais são essas habilidades. Ter uma boa equipe é essencial para o sucesso do evento. Dependendo do tipo e do tamanho dele, áreas de responsabilidades podem incluir: produção, finanças, marketing, design, relações públicas, infraestrutura, patrocínio/vendas, agenda/programação e staff, entre muitas outras. Tudo depende dos seus objetivos.
Esta lista simplesmente dá alguns exemplos de papeis que podem ser apropriados ao contratar sua equipe para organizar um evento. Pode ser que o seu exija outros papeis, assim como um time maior, ou mesmo só três pessoas.
Pense bem na forma como você recruta sua equipe
Se possível, planeje suas atividades com antecipação. Ter o equilíbrio certo na equipe é a consideração chave – uma equipe muitas vezes terá que trabalhar bem juntos por longas horas em ambientes com pressão, então certifique-se que seus membros se complementem. Sempre dê uma descrição das responsabilidades e formalize seu recrutamento e expectativas de forma escrita, deixando claro que as condições estão compreendidas.
Também preocupe-se muito com as motivações que cada pessoa tem ao se candidatar para uma vaga ou executar aquele evento. Claro, dinheiro de um trabalho temporário, caso seja a situação, vai ser (e deve ser) um motivador. Mas também é importante considerar se a pessoa gostaria de ter algum envolvimento com o seu setor específico.
Muito útil é você usar testes de perfil, como Teste Belbin, Eneagrama ou Inventário de Kolb. Eles te ajudam a identificar esses perfis e como se complementam. Existe toda uma literatura acerca de cada um deles (eu, particularmente, sou fã do Eneagrama).
Ao contratar sua equipe, tenha papéis claros
O processo de formar um time coeso começa com as descrições de trabalho para cada um dos papeis. Alguns detalhes simples podem te ajudar a formar uma boa equipe. Monte descrições de trabalho com as responsabilidades de cada um e, muito mais importantes, com as entregáveis que você espera de cada um. Tenha certeza de que cada pessoa sabe muito bem seu papel dentro da equipe e na entrega do evento, nem que você faça eles assinarem que leram tal documento.
Uma particularidade de um evento é que ele não pode acontecer fora do prazo. Em vez de dizer atividades na descrição do cargo, coloque as responsabilidades: a pessoa será responsável por X, Y e Z.
Saiba como cada pessoa se comporta e se comunica
É essencial que você trabalhe com uma excelente comunicação interna. Tenha reuniões regulares para atualizar o plano de ação e projeto do evento, até para garantir que todos os membros estejam a par com os problemas e desafios. Essas reuniões podem ser também uma oportunidade para as pessoas levantarem seus próprios pontos e pautas, como experiência e dificuldades. Os testes de perfil podem te ajudar a identificar um pouco, obviamente, o perfil de cada um; portanto, você vai entender as suas preferências de comunicação.
Recrutar ou contratar sua equipe pode ser mais fácil do que parece
Mesmo que você nunca tenha trabalho com recursos humanos na vida. O que você tem que ter em mente é: tenha clareza do que você quer no seu evento. Isso facilitará muita coisa.
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O sócio fundador da Polímatas, Ivan Chagas, escreveu um e-book disponível na Amazon e um curso junto à Polímatas sobre o tema. O e-book é sobre o planejamento de eventos para iniciantes. O curso é sobre como usar eventos como marketing de empresas, produtos e serviços.
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